Tìm hiểu khái niệm “Vi Bằng”  trong hoạt động của Thừa phát lại

Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, Thừa phát lại là một chế định pháp lý quan trọng, góp phần hỗ trợ hoạt động tư pháp và đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức. Một trong những nghiệp vụ cốt lõi của Thừa phát lại chính là lập vi bằng.

Theo các quy định pháp luật hiện hành, vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Các sự kiện, hành vi này có thể là các sự việc đang diễn ra, đã xảy ra hoặc chuẩn bị diễn ra mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.

Giá trị pháp lý của vi bằng: (1) Vi bằng là chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án và là căn cứ để thực hiện các giao dịch hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.(2) Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Nó bổ sung cho các loại chứng cứ khác trong quá trình tố tụng hoặc làm cơ sở cho các giao dịch dân sự (Có thể hình dung vi bằng như một dạng “ghi nhận khách quan” của một bên thứ ba độc lập (Thừa phát lại) về một sự việc cụ thể, giúp các bên liên quan có bằng chứng rõ ràng khi cần thiết.)

Bước 1: Tiếp nhận và xem xét yêu cầu lập vi bằng: (1) Tiếp nhận yêu cầu: Văn phòng Thừa phát lại (VP TPL) tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Yêu cầu này phải được lập thành văn bản hoặc được ghi lại đầy đủ thông tin khi tiếp nhận qua điện thoại, thư điện tử. (2) Kiểm tra tính hợp lệ và thẩm quyền: Thừa phát lại kiểm tra xem sự kiện, hành vi được yêu cầu lập vi bằng có thuộc các trường hợp không được lập vi bằng theo quy định tại Điều 25 Nghị định 08/2020/NĐ-CP hay không (ví dụ: các sự kiện không liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu; các sự kiện thuộc bí mật nhà nước; các hành vi vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội; các sự kiện Thừa phát lại không thể trực tiếp chứng kiến…). (3) Thỏa thuận lập vi bằng: Nếu yêu cầu hợp lệ và thuộc thẩm quyền, VP TPL và người yêu cầu sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ lập vi bằng. Hợp đồng phải ghi rõ nội dung sự kiện, hành vi cần ghi nhận, thời gian, địa điểm, chi phí và các thỏa thuận khác.

Bước 2: Thực hiện việc lập vi bằng: (1) Trực tiếp chứng kiến và ghi nhận: Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến toàn bộ sự kiện, hành vi được yêu cầu lập vi bằng. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất đảm bảo tính khách quan và trung thực của vi bằng. (2) Ghi nhận chi tiết: Thừa phát lại sử dụng các phương tiện kỹ thuật (máy ảnh, máy quay phim, thiết bị ghi âm) để ghi nhận hình ảnh, âm thanh một cách khách quan. Đồng thời, Thừa phát lại lập biên bản ghi nhận các nội dung chính của sự kiện, hành vi, bao gồm: (i) Thời gian, địa điểm lập vi bằng. (ii) Thông tin về Thừa phát lại lập vi bằng và Văn phòng Thừa phát lại. (iii)Thông tin về người yêu cầu. (iiii) Nội dung chi tiết của sự kiện, hành vi được ghi nhận (ví dụ: hiện trạng tài sản, quá trình bàn giao, diễn biến cuộc họp, hành vi vi phạm…).(iiiii) Các tài liệu, chứng cứ đính kèm (ảnh, video, ghi âm, bản sao tài liệu liên quan…).(3) Thông báo quyền và nghĩa vụ: Thừa phát lại có trách nhiệm thông báo rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan đến sự kiện, hành vi được ghi nhận. (4) Ký và đóng dấu: Sau khi hoàn tất việc ghi nhận, Thừa phát lại ký và đóng dấu của Văn phòng Thừa phát lại vào vi bằng. Vi bằng có thể được lập thành nhiều bản theo yêu cầu của các bên.

Bước 3: Đăng ký vi bằng (1) Thời hạn đăng ký: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng đã lập đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng đặt trụ sở để đăng ký. (2) Hồ sơ đăng ký: Hồ sơ đăng ký vi bằng bao gồm: (i) Bản chính vi bằng (hoặc bản sao có chứng thực). (ii) Phiếu yêu cầu đăng ký vi bằng theo mẫu quy định. (iii)Các tài liệu, chứng cứ đính kèm vi bằng (nếu có). (3) Thủ tục đăng ký: Sở Tư pháp sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và việc tuân thủ các quy định pháp luật trong quá trình lập vi bằng. (i) Nếu hồ sơ hợp lệ và việc lập vi bằng đúng quy định, Sở Tư pháp sẽ ghi vào sổ đăng ký vi bằng. (ii) Nếu vi bằng không thuộc trường hợp được lập, hoặc vi phạm quy định pháp luật về nội dung, hình thức, trình tự, thủ tục lập vi bằng, Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký và phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do. (4) Cấp số đăng ký và trả kết quả: Sau khi đăng ký, Sở Tư pháp sẽ cấp số đăng ký cho vi bằng và lưu giữ một bản chính hoặc bản sao vi bằng.

Vi bằng là một công cụ pháp lý linh hoạt và hiệu quả, giúp cá nhân, tổ chức thu thập, bảo quản chứng cứ một cách khách quan và có giá trị pháp lý. Quy trình lập và đăng ký vi bằng được quy định chặt chẽ trong Thông tư 05/2020/TT-BTP nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tin cậy của các vi bằng được ban hành, từ đó phát huy tối đa vai trò của chế định Thừa phát lại trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Tuy nhiên nhận thức hạn chế của cộng đồng về công tác lập vi bằng: nhiều người dân, tổ chức chưa thực sự hiểu về giá trị của Vi bằng và các công việc Thừa phát lại được làm. Vi bằng cũng chưa được quy định trong Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Thi hành án dân sự và các văn bản luật khác nên người dân và cán bộ, công chức chưa biết về công việc của Thừa phát lại, giá trị của các công việc do Thừa phát lại làm, chưa hiểu nhiều về vi bằng. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Thừa phát lại các cấp ngành cần quan tâm hoàn thiện khung pháp lý: Cần thiết xây dựng một Luật về Thừa phát lại để cụ thể hóa toàn diện các vấn đề về tổ chức và hoạt động, mở rộng quyền hạn cho Thừa phát lại, đảm bảo tính hợp lý và giá trị thực tiễn cao. Đẩy mạnh tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật về Thừa phát lại để nâng cao nhận thức của người dân, tổ chức, doanh nghiệp.