Phân biệt “Công chứng” và “Chứng thực”: sự giống nhau, khác biệt và giá trị pháp lý

“Công chứng” và “Chứng thực” là hai nghiệp vụ pháp lý quan trọng, thường gây nhầm lẫn do đều liên quan đến việc xác nhận tính xác thực của giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên, về bản chất, thẩm quyền, đối tượng và giá trị pháp lý, hai hoạt động này có những điểm giống và khác nhau rõ rệt.

Những điểm chung giống nhau cơ bản:

Mục đích: Cả hai đều nhằm mục đích xác nhận tính hợp pháp, tính xác thực của các sự kiện, hành vi pháp lý, giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch. Điều này góp phần đảm bảo an toàn pháp lý, phòng ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ dân sự, kinh tế.

Chủ thể thực hiện: Đều do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Nhà nước hoặc được Nhà nước cho phép thực hiện.

Nguyên tắc thực hiện: Đều phải tuân thủ các nguyên tắc pháp luật, đảm bảo tính khách quan, trung thực, kịp thời.

Hình thức: Kết quả của cả hai hoạt động đều là văn bản có giá trị pháp lý, được đóng dấu, ký tên bởi người có thẩm quyền.

Những điểm khác nhau giữa Công chứng và Chứng thực:

Tiêu chí	Công chứng	Chứng thực
Khái niệm/Bản chất	Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Bản chất: Chứng nhận ý chí, sự tự nguyện, năng lực hành vi của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, và sự phù hợp của nội dung hợp đồng/giao dịch đó với pháp luật	Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính; chữ ký trong giấy tờ, văn bản; hợp đồng, giao dịch (chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản liên quan). Bản chất: Xác nhận tính đúng đắn, hợp pháp của hình thức hoặc chữ ký, nội dung của hợp đồng/giao dịch trong phạm vi thẩm quyền. Không chứng nhận nội dung và ý chí các bên như công chứng.
Đối tượng	Chủ yếu là hợp đồng, giao dịch dân sự, hợp đồng ủy quyền, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia tài sản, từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận di sản, các giao dịch về bất động sản, động sản có đăng ký quyền sở hữu… và bản dịch giấy tờ, văn bản	Chủ yếu là: Bản sao từ bản chính (chứng thực bản sao). – Chữ ký trong giấy tờ, văn bản (chứng thực chữ ký). – Hợp đồng, giao dịch (chứng thực hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải công chứng nhưng các bên muốn chứng thực, hoặc các hợp đồng, giao dịch về động sản, giấy tờ, văn bản của hộ gia đình, cá nhân).
Thẩm quyền thực hiện	– Tổ chức hành nghề công chứng: Phòng Công chứng (do Nhà nước thành lập) và Văn phòng Công chứng (do công chứng viên thành lập). Công chứng viên thực hiện	Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký, hợp đồng/giao dịch liên quan đến động sản, đất đai, nhà ở (chỉ trong trường hợp hộ gia đình, cá nhân). Phòng Tư pháp cấp huyện: Chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: Chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký.
Phạm vi kiểm tra	Kiểm tra về nội dung và hình thức: Kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên. Kiểm tra tính tự nguyện, ý chí thực của các bên. Kiểm tra nội dung hợp đồng/giao dịch có phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội không. Kiểm tra quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (đối với giao dịch về tài sản). Đảm bảo các bên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình	Kiểm tra chủ yếu về hình thức và chữ ký: – Chứng thực bản sao: Đối chiếu bản sao với bản chính. Chứng thực chữ ký: Xác minh đúng là chữ ký của người yêu cầu và người yêu cầu tại thời điểm ký có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Kiểm tra năng lực hành vi của các bên, sự tự nguyện và chữ ký; không phải luôn kiểm tra tính hợp pháp của nội dung (đối với một số loại hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền UBND cấp xã).
Hậu quả pháp lý	Hợp đồng, giao dịch công chứng có giá trị chứng cứ: các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu. Tạo ra giá trị pháp lý cao nhất về tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch	Bản sao được chứng thực: Có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực: Chứng nhận chữ ký đó là của người yêu cầu. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực: Có giá trị chứng cứ về các tình tiết, sự kiện đã được chứng thực. Giá trị pháp lý tập trung vào hình thức hoặc sự hiện diện của chữ ký, không phải toàn bộ nội dung và ý chí như công chứng.
Điều kiện bắt buộc	Nhiều hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật (ví dụ: giao dịch về bất động sản, di chúc, hợp đồng thế chấp tài sản là quyền sử dụng đất, hợp đồng ủy quyền định đoạt tài sản…)	Một số loại hợp đồng, giao dịch không bắt buộc phải chứng thực, nhưng khi được chứng thực sẽ tăng giá trị pháp lý. Chứng thực bản sao/chữ ký là nhu cầu phổ biến để hoàn thiện hồ sơ hành chính, không phải bắt buộc cho hiệu lực của giao dịch gốc.

Giá trị pháp lý của “Công Chứng” và “Chứng Thực“

Văn bản “công chứng” có giá trị pháp lý cao và toàn diện nhất về tính xác thực và hợp pháp trong các hình thức xác nhận giao dịch, giấy tờ. Cụ thể: (1) Giá trị chứng cứ: Các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch đã được công chứng không phải chứng minh khi Tòa án giải quyết vụ án. Điều này giúp giảm thiểu thời gian, chi phí tố tụng và tăng cường tính ổn định của các giao dịch. Chỉ khi có căn cứ chứng minh văn bản công chứng là giả mạo hoặc vô hiệu, Tòa án mới tiến hành xem xét (2) Giá trị thi hành: Một số văn bản công chứng (ví dụ: hợp đồng vay tiền có cam kết về việc thi hành án) có thể được sử dụng để yêu cầu thi hành án theo thủ tục rút gọn hoặc không cần qua xét xử nếu các bên có thỏa thuận.(3) Tính hợp pháp và an toàn pháp lý: Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng về nội dung, hình thức, năng lực hành vi của các bên, đảm bảo giao dịch không trái với pháp luật và đạo đức xã hội. Điều này giúp phòng ngừa rủi ro pháp lý cho các bên tham gia và cho toàn xã hội.(4) Bắt buộc đối với một số giao dịch: Đối với nhiều giao dịch quan trọng (nhất là liên quan đến bất động sản, di chúc), pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng thì giao dịch đó mới có hiệu lực pháp luật. Nếu không công chứng, giao dịch sẽ bị vô hiệu.
Tính pháp lý của “Chứng thực“: Giá trị pháp lý của chứng thực phụ thuộc vào đối tượng được chứng thực: (1) Chứng thực bản sao từ bản chính: Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc trong trường hợp bản chính phải nộp để lưu giữ. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng mang theo bản chính và đơn giản hóa thủ tục hành chính.(2) Chứng thực chữ ký: Việc chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký đó là của người yêu cầu chứng thực tại thời điểm chứng thực. Nó không có giá trị chứng nhận nội dung của giấy tờ, văn bản là đúng hay sai, hợp pháp hay không hợp pháp. Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình đã ký.(3) Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ về việc các bên đã giao kết hợp đồng, giao dịch đó và các chữ ký trên hợp đồng là của các bên. Tuy nhiên, giá trị pháp lý về nội dung và ý chí của các bên thường không được kiểm tra sâu rộng như công chứng (đặc biệt đối với các hợp đồng chứng thực tại UBND cấp xã). Đối với một số hợp đồng, giao dịch, pháp luật không bắt buộc phải chứng thực, nhưng việc chứng thực sẽ tăng cường tính tin cậy và giá trị pháp lý cho văn bản đó.

Tóm lại, cả công chứng và chứng thực đều là những hoạt động thiết yếu trong việc đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho các giao dịch dân sự, kinh tế. Tuy nhiên, công chứng mang tính chuyên sâu hơn, có giá trị pháp lý cao hơn và toàn diện hơn đối với nội dung và ý chí của các bên tham gia giao dịch (đối với nhiều giao dịch quan trọng: nhất là liên quan đến bất động sản, di chúc…) pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng thì giao dịch đó mới có hiệu lực pháp luật. Nếu không công chứng, giao dịch sẽ bị vô hiệu. Trong khi đó, chứng thực thường tập trung vào hình thức (bản sao, chữ ký) hoặc một số loại hợp đồng, giao dịch đơn giản hơn, với giá trị pháp lý ở mức độ xác nhận về hình thức hoặc sự kiện ký kết (đối với một số hợp đồng, giao dịch, pháp luật không bắt buộc phải chứng thực). Việc hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp cá nhân, tổ chức lựa chọn đúng dịch vụ pháp lý phù hợp với nhu cầu và đảm bảo quyền lợi của mình.

(Đặng Bá Bắc – PGĐ sở tư pháp)